Alors que le monde numérique devient de plus en plus dominant, les calendriers papier restent populaires. Selon un rapport du NPD Group, les ventes de calendriers papier ont augmenté de 10 % en 2022. Cette popularité est soutenue par des articles tels que « The Case For Using a Paper Planner » du New York Times et « Mon premier mois d’utilisation d’un agenda papier après une décennie d’utilisation d’applications » de Fast Company.

Dans cet article, nous vous donnons 5 conseils pour utiliser un calendrier papier pour être plus productif, rester organisé et mieux gérer votre temps.

1. Identifier les différents horaires avec des codes couleurs

Google Agenda utilise des codes couleurs pour distinguer les différents types d’événements. Cette approche peut également être appliquée aux calendriers papier.Vous pouvez utiliser des notes autocollantes, des surligneurs, des marqueurs ou des stylos de couleurs différentes pour organiser vos activités. Par exemple, vous pouvez utiliser le rouge pour le travail, le bleu pour la famille et le vert pour les loisirs.

Le codage couleur vous permet de visualiser rapidement comment vous répartissez votre temps. Si vous remarquez que vous passez trop de temps au travail et pas assez de temps pour vos loisirs, vous pouvez ajuster votre emploi du temps en conséquence. Le codage couleur est un outil efficace pour améliorer votre organisation et votre équilibre de vie.

2. Calendriers quotidiens, hebdomadaires et mensuels : pour tout suivre

Pour une bonne organisation, il est important de gérer à la fois les tâches immédiates et à long terme. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une combinaison de calendriers quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

Vos objectifs quotidiens seront très différents de vos objectifs mensuels. Par exemple, vous pourriez vous fixer comme objectif de faire de l’exercice pendant 30 minutes lundi, mais de courir 5 km d’ici la fin du mois.

Voici quelques exemples de combinaisons de calendriers qui pourraient vous convenir :

• Un calendrier quotidien pour les tâches urgentes et à court terme
• Un calendrier hebdomadaire pour les tâches récurrentes et à moyen terme
• Un calendrier mensuel pour les tâches à long terme et les projets

N’hésitez pas à expérimenter différentes combinaisons pour trouver celle qui vous convient le mieux.

3. Classez vos tâches par ordre d’importance.

La métaphore des «roches, pierres et sables» est un outil de gestion du temps efficace. Elle illustre l’importance de prioriser ses tâches.Un professeur de philosophie a montré à sa classe un pot rempli de pierres. Il a demandé aux élèves si le pot était plein. Ils ont répondu que oui. Le professeur a ensuite ajouté des cailloux dans le pot, puis du sable. Le sable représente les tâches de moindre importance. Les cailloux représentent les tâches importantes, mais pas urgentes. Les pierres représentent les tâches les plus importantes et urgentes.

Pour bien gérer son temps, il faut commencer par s’occuper des pierres, c’est-à-dire des tâches les plus importantes et urgentes. Une fois que les pierres sont prises en charge, on peut s’occuper des cailloux, puis du sable. Cette métaphore est un rappel que nous devons nous concentrer sur les tâches qui comptent le plus. Ensuite, ne pas laisser les tâches de moindre importance prendre le dessus.

Pour bien gérer son temps, il faut prioriser. Les tâches les plus importantes sont celles qui sont à la fois importantes et urgentes. Pour identifier vos tâches les plus importantes, pensez à vos objectifs à long terme et évaluez l’importance et l’urgence de chaque tâche.En suivant ces conseils, vous serez en mesure de mieux gérer votre temps et de vous concentrer sur les tâches qui comptent le plus.

4. Appliquez la matrice de gestion du temps pour vos calendriers

L’auteur et éducateur Stephen Covey a popularisé la matrice de gestion du temps, également connue sous le nom de matrice d’Eisenhower. Cette matrice divise les tâches en quatre quadrants : urgent/important, non urgent/important, urgent/non important et non urgent/non important.

Par exemple, le travail sur un roman important serait une tâche importante mais non urgente, tandis que regarder une série Netflix serait une tâche non importante et non urgente. Après avoir rempli votre matrice, vous devrez peut-être supprimer les tâches non importantes pour vous concentrer sur les tâches importantes. Vous devrez peut-être également déléguer ou automatiser les tâches urgentes mais non importantes.

5. Optez pour la méthode de la flèche

La méthode de la flèche est une stratégie de gestion du temps qui consiste à concentrer les tâches les plus importantes au début de la semaine.

Elle est basée sur l’idée que les tâches les plus importantes sont celles qui sont susceptibles d’avoir le plus d’impact sur vos objectifs. En les concentrant au début de la semaine, vous vous assurez de les accomplir avant que d’autres tâches ou distractions ne viennent s’interposer.

Le créateur de la méthode de la flèche, Nicholas Sonnenberg, recommande de programmer la majorité de vos réunions et rendez-vous en début de semaine. Cela vous permettra de commencer la semaine avec un horaire chargé, mais le reste de la semaine sera plus ouvert.

De plus, si des distractions ou des opportunités inattendues apparaissent, la méthode de la flèche vous permet de les gérer plus facilement. Vous avez déjà terminé vos tâches les plus importantes, vous avez donc du temps à consacrer à ces nouvelles priorités.

Voici quelques conseils pour appliquer la méthode de la flèche :

• Identifiez vos tâches les plus importantes. Qu’est-ce qui est le plus important pour vous de réaliser cette semaine ?
• Programmez ces tâches au début de la semaine.
• Soyez flexible. Si des distractions ou des opportunités inattendues apparaissent, adaptez votre agenda en conséquence.

La méthode de la flèche est un outil simple mais efficace qui peut vous aider à mieux gérer votre temps et à vous concentrer sur les tâches qui comptent le plus.