Aller à la rencontre de ses publics est primordial, et l’occasion idéale de se faire reste prioritairement l’organisation d’un événement. Ce besoin de “connexion” est également alimenté par le web et tout particulièrement les réseaux sociaux. Bien que virtuel, le Monde Digital permet un rassemblement et une interaction en temps réel avec la communauté de l’entreprise. Une aubaine pour les sociétés marocaines qui usent de plus en plus des avantages de la toile.

 

Mais si internet facilite aujourd’hui les échanges, permettant une instantanéité sans précédent dans l’histoire de la communication, il est toujours aussi nécessaire d’ancrer l’action virtuelle dans le réel. L’événement profite également des bénéfices du web et du monde digital, puisque l’impact “notoriété” est décuplé par l’usage des outils du webmarketing.

 

Cela va s’en dire, qu’il est primordial de maîtriser les outils de promotion de l’événement sur internet, et notamment sur les réseaux sociaux (Facebook étant le réseau social par excellence, au niveau international et surtout national). S’entourer des ressources nécessaires à la promotion de l’événement sur internet – en amont, pendant et après l’événement – est l’une des clés de réussite de la passerelle WEB / EVENEMENT.

 

“Je suis chef d’entreprise et dispose d’un site internet.

Je voudrais organiser un événement promotionnel, et aller à la rencontre de ma communauté, clients et partenaires…

Par où commencer ?

Quelle stratégie de communication à adopter ?”

 

Tout d’abord il est important de rappeler que la cellule digitale et la cellule événementielle sont tel le coeur et le cerveau de votre événement. L’un ne va pas sans l’autre. L’harmonie et la fluidité de communication entre ces deux équipes sont d’autant plus importantes, car toutes deux font face aux aléas du live.

 

Faire preuve de proactivité et de rigueur tout en maintenant la magie de l’événement : The show must go on ! On site et On line !

 

Le community management est un élément central de votre action sur les réseaux sociaux le long du processus événementiel. La qualité de votre stratégie digitale et médias sociaux déterminera la qualité de votre audience, et l’interactivité avec vos publics permettra une meilleure promotion de votre événement online.

 

Comment faire ? Suivez le guide !

 

En amont de votre événement : On tease ?

 

La pierre angulaire de l’événement web est le TEASING. Une stratégie de teasing prenant en compte l’ensemble des plateformes digitales nécessaires à la promotion de l’événement, vous permettra donc d’agir de façon ciblée auprès de vos différents publics. Et ce, pour créer l’incontournable “word-to-mouth”.

 

La stratégie de teasing s’articulera sur vos plateformes les plus fortes en bénéficiant des avantages de chacun :

• Page dédiée au volet événementiel sur votre site web.
• Site web dédié à l’événement.
• Réseaux sociaux entreprise : Facebook, Linkedin, Youtube (à minima) .Twitter étant un réseau intéressant également, bien que moins utilisé que Facebook.

 

Nous le rappellerons jamais assez, le community management est le fil liant votre entreprise et votre communauté. Il est important d’intégrer votre communauté au processus de teasing et d’entrer en communication directe avec “votre tribue”. Plus “vos followers” seront impliqués, plus grand sera l’attrait de votre événement.

 

Par ailleurs, la cellule événementielle n’est pas extérieure à ce processus. L’implication de la team event est de grande importance pour la cellule webmarketing. La coordination entre les deux teams permettra une meilleure compréhension des contraintes et besoins de chaque cellule, et ainsi une meilleure communication web, et gestion sur le site.

 

Le teasing est suivi d’une période de “recrutement” d’invités, qui se fera selon le type d’événement, via des leviers spécifiques. La publicité digitale, les jeux concours, les vidéos promotionnelles…Autant de techniques que les professionnels utilisent afin de promouvoir l’événement sur internet.

 

Chaque événement est différent, et les techniques de promotion aussi, d’où l’importance de s’entourer d’une team web d’excellence.

 

Pendant l’événement : On est live !

 

Le live est sans doute l’outil de communication web le plus important pendant un événement. Pour les événements d’entreprise – Type conférences, congrès, etc – il est judicieux d’équiper votre salle de conférence de caméras (Après consultation des invités). La diffusion de ce matériel multimédia servira non seulement aux personnes n’ayant pas pu assister à l’événement, mais aussi à l’ensemble de vos confrères connectés à vos espaces digitaux et médias sociaux.

Aussi, la publication de photos est intéressante, notamment via la plateforme Instagram. La diffusion de lives et photos instantanées sont particulièrement effectifs pendant les événements festifs où l’image est primordiale. La publication de photos et le passage en live peut tout à fait permettre de drainer des publics supplémentaires à votre événement. Et surtout,  de communiquer autour de l’image de votre événement.

 

En Aval de votre événement : On connecte.

 

Publiez vos présentations d’événement sur slideshare. Vos vidéos pourront être visionnées sur Youtube ou vimeo, mais aussi sur le site web de votre entreprise (ou sur le site dédié à l’événement, le cas échéant). Et aussi sur l’ensemble de vos réseaux sociaux ciblés.

La publication de témoignages et de vidéos récapitulatives, reportage ou mini clips promotionnels en aval sont extrêmement percutants.

 

L’événement n’est jamais terminé pour l’organisateur quand les invités/participants partent. A l’ère digitale,il peut les retrouver sur la toile !